| ■作業名 |
基幹業務 税関連業務 軽自動車税 現状分析（業務分析）作業（第2回目） |
| ■日時 |
平成17年11月25日(金)
9:00〜11:00 |
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| ■場所 |
第二庁舎 地下第2会議室 |
| ■参加者 |
職員：
市民税課 尾嶋主事、中村主事 |
企業：【基幹】
三菱電機 栗林、久元、古宮 |
| ■使った資料 |
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| ■概要 |
【作業の目標】
- 第1回目の業務分析で作成した機能分析表（DMM：以下「DMM」という）をもとに整理した機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）を用いて、現行の業務がどのような機能と情報の流れになっているか整理します。
【当日の流れ】
9:00〜9:05 本日の作業内容の確認（5分）
9:05〜9:10 業務説明表の確認（根拠法令・条例、所管部署等）（5分）
9:10〜9:20 DMMの確認（10分）
9:20〜11:00 DFDの確認（100分）
【作業内容】
- 第1回目の業務分析で作成した業務説明表、「職権廃車」「他課発行帳票発行」業務を追加したDMMおよびDFDを用意しました。これをもとに、第2回目の業務分析を行いました。
- 今回の業務分析では業務説明表、DMM、DFDの確認を行いました。確認作業は全員で意識を統一するため、A3用紙に拡大印刷したものを使用して行いました。
- 業務説明表の確認では、職員が予め記入した業務説明表を持参していたので、それをもとに根拠法令等、所管部署について確認しました。ここでは所管部署欄に係名が抜けていたので追記しました。
- DMMの確認では、新たに職員が追加した2業務についての確認と、前回の業務分析で「種類」で分割した業務を「流れ」で整理する作業を行いました（詳細はDFDにて確認）。また、前回の業務分析で階層1に置いた「発注」業務については、基幹業務と直接関わりがないことから、削除することにしました。
- DFDの確認では、外部機関の整理と前回の業務分析では持参していなかった帳票等の確認を行いました。この中で、当初課税の期間内に更正業務が発生することと、減免には新規申請の流れと継続申請の流れがあることが確認しました。また、第1回目の業務分析で「種類」で分割されていた「問い合わせ」「統計」業務については「流れ」での分割を行いました。
- 前回の業務分析では、統計とは直接関係していない警察からの照会対応を「統計・調査」業務内に含めていましたが、今回の分析で「住民サービス」業務を「問い合わせ」と変更することで、警察からの照会対応も「問い合わせ」に含めることにしました。
【出てきた意見】
- 今回の業務分析で新たに追記した「他課発行帳票発行」は、税制課の証明係で発行する納税証明書を代行して発行する業務ですが、一度も課税が行われていない車両については税制課では証明書を発行できないので、市民税課で代行しているとのことでした。
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| ■成果物 |
- 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令等」「所管部署」欄を確認しました。
- DMM（1枚）・・・第1回目の業務分析の成果物をもとに職員が作成したDMMを確認しました。
- DFD（8枚）・・・階層1を確認しました。また、情報実体（文書、口頭、データ等）についてはDFD上で確認・修正を行いました。
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| ■ポイント |
- 業務分析にあたっては、第1回目で出席した職員が、第2回目も出席する必要があると考えます。とくに、前回の分析作業で「種類」で分割した業務を「流れ」で再分割する場合には、前回の経緯を把握している職員の方が、「流れ」で再分割することの適切性を理解することができます。
- 業務分析にあたっては、業務の「種類」ではなく、「流れ」で分割することの重要性を説明することが、職員にとって「EA手法」を理解するための近道となり、「種類」から「流れ」への再分割といった手戻りも発生せず、効率良く作業を進めることができます。
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