作業日誌

■作業名 基幹業務　税関連業務　税制　現状分析（業務分析）作業（第2回）
■日時 平成17年11月24日(木)
9:00〜11:00
■場所 本庁5F大会議室
■参加者 職員：
税制課　早坂課長補佐、矢作主査、舟津主査、飯盛主任
企業：【基幹】
三菱電機　古宮、栗林、久元、鈴木
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • 前回作成した機能分析表（DMM：以下「DMM」という）をもとに、機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）を用いて、現行業務がどのような機能と情報の流れになっているのかを整理します。

【当日の流れ】

9:00〜9:05　本日の作業内容の確認（5分）
9:05〜9:20　DMMの確認（15分）
9:20〜11:00　業務説明表、および、DFDの確認（100分）

【作業内容】

  • 第1回業務分析では、市税収納（庶務係）、税証明（証明係）、および、企画・制定（税制係）とそれぞれ個別に分析作業を行いましたが、第2回目では上記3つの業務について、1つのDMMにまとめることを検討するために、今回出席した職員と一同参集して意見交換を行いました。
  • 検討の結果、第1回目で抽出した各業務の機能単位の大きさを見直して、整合を取った上で、「銀行収納」や「コンビニ収納」といった「業務の種類」で抽出した箇所を、「業務の流れ」に沿ってまとめることにより、階層1において計8個に集約することができました。（市税収納：3、税証明：1、企画・制定：4）
  • DFDの確認にあたっては、作業効率を図るために、2グループに分かれて（市税収納・税証明グループ、企画・制定グループ）実施しました。
  • 市税収納・税証明グループの確認にあたっては、まずDMM上で機能数の少ない税証明からDFDの確認を行いました。第1回目で「関係各課」とあいまいに表現されていた外部機関を「市民税課」「固定資産税課」のように明確にしました。その他の業務の流れには大きな修正はなく、短時間で確認することができました。
  • 市税収納のDFDの確認では、第1回目の業務分析において階層1が7機能あった業務を、今回3機能に集約したことで、DFD上で流れる情報を入念に整理していきました。グループを2つに分けたことで、確認作業に時間を充てることができたので、情報を漏らすことなく確認できました。
  • 税制企画・制定グループのDFDの確認にあたっては、DMMの階層1の集約による業務の組替え等の大きな影響は発生していないため、第1回目の分析結果から作成したDFDに沿って確認を行いました。また、事前に職員がDFDに修正を加えたものを用意しており、当日は、これを用いて確認していきました。とくに「申立対応」の部分については、「審査申立」業務の流れと、「異議申立」業務の流れがあり、これらがあいまいにならないよう意識し、整理しました。
  • 今回の作業で正式名が不明であった帳票については、後日確認してもらうことにしました。

【出てきた意見】

  • 税制係の職員は、「固定資産評価審査協議会」を兼務しており、今回のDFDの中に、兼務側の事務を記載すべきか議論になりました。検討の結果、階層1で機能分割した「申立対応」には、兼務側の事務が密接に関わっていることが判明しました。また、川口市と同様に、他の自治体においても、「固定資産評価審査協議会」を税制課が兼務することが多い、ということから、申立業務全体の流れを把握するために、DFDに記載した方が良いという結論になりました。
  • 市税収納においてはコンビニ収納も多く利用されていますが、コンビニ店員の誤操作により、誤った収納情報が送信されてしまうため、職員にて修正作業が頻発している、という意見がありました。
■成果物
  1. 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令等」「所管課」欄を確認しました。業務の目的・概要の修正を行いました。
  2. DMM（1枚）・・・第1回業務分析の成果物（階層1）を確認し、「市税収納」「税証明」「企画・　制定」の3業務を1枚のDMM上に集約しました。
  3. DFD（8枚）・・・階層1を一通り作成しました。また、情報実体（文書、口頭、データ等）について、DFD上で確認・修正を行いました。
■ポイント
  • DFDの確認作業においては、業務の流れや帳票名の確認など、1枚あたりに要する時間もかかるため、業務分割に沿って各係の担当事務が明確に区分できる場合は、グループごとに分かれて業務分析を行うことにより、作業効率が上がります。
  • DFDの確認作業に入る前に、DMM上で業務分割の内容を確認し、対象範囲が網羅されていることを職員全員が意識合わせすることで、DFDの矢印の流れや機能間のつながりなどを、業務全体を見通しながら、手戻りなく確認することができます。



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