【作業の目標】
- 前回作成した機能分析表（DMM：以下「DMM」という）をもとに、機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）を用いて、現行業務がどのような機能と情報の流れになっているのかを整理します。
【当日の流れ】
13:00〜13:05 本日の作業内容の確認（5分）
13:05〜13:10 業務説明表の確認（根拠法令・条例等）（5分）
13:10〜13:20 DMMの確認（10分）
13:20〜15:00 DFDの確認（100分）
【作業内容】
- 第1回業務分析を踏まえ、事前に業務の流れの矢印や帳票名等を追記したDFDを事前に用意し、確認作業を進めました。
- 確認作業にあたっては業務説明表、DMM、DFDそれぞれをA3用紙に拡大印刷したものを使用しました。一つのものを共有して作業を進めていくことで、全員の認識を合わせることができ、また、活発な意見交換もできました。
- 業務説明表については、業務の目的・概要の修正、根拠法令等および所管部署の確認を行いました。業務規模や成果指標については不明瞭な部分もあるため、別途説明のうえ、記入することとしました。
- 第1回業務分析で作成したDMMをもとに、対象業務を網羅していることを確認した上で、DFDの情報名や業務の流れについて、詳細に確認していきました。
- DFDの確認作業にあたっては、前回用意できなかった帳票や申請書等を職員が持参しており、業務の流れに沿って、実物を参照しながら円滑に進めることができました。
- 今回の作業で正式名が不明であった帳票については、後日確認してもらうことにしました。
【出てきた意見】
今回の業務分析の中で、現状業務について以下のような意見がありました。
- 国民健康保険課が収納業務を含めて実施している理由としては、住民への給付サービスを迅速に対応するために、収納についても最新状況を即座に把握する必要がある。また、資格・収納・給付の3つの業務が密接に連携する必要があるため、現状ではこれらを包括して運用する方が効率的である。
- 収納業務を自部門で行うためには、資格・給付業務とのシステム間データ連携を頻発に行う必要があり、システムを運用していく上での作業負荷が高いことが現状の問題点となっている。
- 業務効率化の観点から、収納業務を収納促進課に集約することも考えられるが、住民サービス向上を考慮した場合、収納業務を一元化することが解決策につながるとは一概には言えないとのことでした。
