| ■作業名 |
基幹業務 税関連業務 固定資産税（償却資産） 現状分析（業務分析）作業（第2回） |
| ■日時 |
平成17年11月17日(木)
15:04〜16:55 |
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| ■場所 |
本庁5F大会議室 |
| ■参加者 |
職員：
固定資産税課 神田主任 |
企業：【基幹】
三菱電機 古宮、松井 |
| ■使った資料 |
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| ■概要 |
【作業の目標】
- 前回作成した機能分析表（DMM：以下「DMM」という）をもとに、機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）を用いて、現行業務がどのような機能と情報の流れになっているのかを整理します。
【当日の流れ】
15:00〜15:05 作業の進め方について（5分）
15:05〜15:10 業務説明表の確認（根拠法令・条例等）（5分）
15:10〜15:15 機能分析表（DMM：以下「DMM」という）の確認（10分）
15:15〜16:55 機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の確認（90分）
【作業内容】
- 今回の分析作業においては、第1回業務分析で作成した業務説明表、DMM、DFDをもとに整理・不足分の追加を行いました。
- 第1回業務分析では、「土地」「家屋」および「償却資産」の3つ業務について、それぞれ個別に業務分析を行いましたが、分析の過程で3つの業務で共通している作業や帳票等が判明したため、今回の分析作業の中で確認を行いました。
- 業務説明表、DMM、DFDをA3用紙に拡大印刷したものを、机の中央に置いて全員で作業工程を共有できるようにして進めました。
- 業務説明表については、業務の目的・概要の確認、根拠法令等および所管部署の部分の確認しました。根拠法令については、どこまで詳細に記載すべきか不明な部分もあったため、「家屋」の法令を参考例として、法令の種類を記入することを説明し、後日確認することとなりました。
- DMMについては固定資産税課として共通に行っている業務と、個々に行っている業務があるため、「土地」「家屋」と比較しながら、「償却資産」がどのような業務分割になるか再検討しました。その結果、階層1において、前回は「更正」と「減免」を同一業務としていましたが、今回の分析の結果、別業務に分けることが望ましいことが分かりました。
- 分析作業の中で、申告書を「発送」することが一つの大きな業務であることから、前回不足していた資料等を参照し、業務の必要性と流れについて再確認しました。
- 前回の業務分析時に不足していた帳票や口頭で説明していた帳票等を職員が持参しており、DFDの流れを確認していく中で、外部機関との間に流れる帳票等を明確にすることが出来ました。
- 今回正式名が不明であった帳票や根拠法令等は、後日職員にて記載してもらうことになりました。
【出てきた意見】
- 償却資産では申告受付後に届いた申請分の登録と更正では、同じ作業を行っているように見えるが業務は異なるとの意見がありました。DFDの流れの中で更正期間での新規登録分に関しては「受付・整理」で対応することとしました。
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| ■成果物 |
- 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令等」「所管課」欄を確認しました。業務の目的・概要の修正を行いました。
- DMM（1枚）・・・第1回業務分析の成果物（階層1）を変更・確認しました。
- DFD（8枚）・・・階層1を一通り作成しました。また、情報実体（文書、口頭、データ等）についてはDFD上で確認・修正を行いました。
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| ■ポイント |
- 内部作業で使用する帳票や運用については、帳票準備や事務分担表などを当日持参していましたが、外部機関とのやり取りについては、年に数回しか発生しないこともあり、事前準備から漏れていることもありました。DFDの確認作業を行うにあたっては、外部機関も対象であることを職員に意識してもらい、資料を準備してもらうことが必要であると実感しました。
- 前回不足していた帳票を職員が持参していた事により、より具体的な業務の流れや必要とされている帳票などを確認することが出来ました。
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