1.業務説明表（確認用）
2.DMM（確認用）
3.DFD（確認用）

【作業の目標】

• 前回作成した機能分析表（DMM：以下「DMM」という）をもとに、機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）を用いて、現行業務がどのような機能と情報の流れになっているのかを整理します。

【当日の流れ】

15:00〜15:05　本日の作業内容の確認（5分）
15:05〜15:10　業務説明表の確認（根拠法令・条例等）（5分）
15:10〜15:20　DMMの確認（10分）
15:20〜17:00　DFDの確認（100分）

【作業内容】

• 第1回業務分析の結果を踏まえ、業務の流れや帳票名等を追記したDFDを事前に用意し、確認作業を進めました。
• 職員の出席者も多いため、分析作業にあたっては業務説明表、DMM、DFDそれぞれをA3用紙に拡大印刷したものを2部ずつ用意して、出席者全員が共有して内容確認できるようにしました。
• 業務説明表については、業務の目的・概要、根拠法令、および、所管部署の確認を行いました。業務規模や成果指標については不明瞭な部分もあるため、別途説明のうえ、記入することとしました。
• DMMの確認にあたっては、階層1の「嘱託員管理」が、基幹業務としての機能分割の趣旨から外れていることが判明したので、階層1から削除し、階層2の「臨戸」の外部イベントとして「嘱託員」を記入することになりました。
• DFDの確認作業にあたっては、前回用意できなかった帳票や申請書等を職員が持参しており、業務の流れに沿って、実物を参照しながら整理していきました。階層1の「収納業務」においては、前回の分析では、「窓口」「証券」「現金書留」といった「業務の種類」で分割していたため、今回はこれらを「業務の流れ」に沿って再整理しました。また、外部機関にあたっては、とくに税制課との連携について確認しました。
• 階層1の「処分」については、「差押」と「参加差押」の２つの業務の流れがあり、これらを整理するために時間を充てて確認を行いました。
• 今回の作業で正式名が不明であった帳票については、後日確認してもらうことにしました。

【出てきた意見】

• 収納業務においては、前回の「業務の種類」で分割した内容から、「業務の流れ」に沿って再整理することで、DFD上で体系的に表現することができました。とくに、収納情報を入手する外部イベントとしては、納税義務者の他に、行政管理課、郵便局、および、都民銀行が存在することがわかりました。

1. 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令等」「所管課」欄を確認しました。業務の目的・概要の修正を行いました。
2. DMM（1枚）・・・第1回業務分析の成果物（階層1）を確認しました。
3. DFD（8枚）・・・階層1を一通り作成しました。また、情報実体（文書、口頭、データ等）についてはDFD上で確認・修正を行いました。

• 出席者が多い場合には、全員でDMMやDFDが参照できるように用紙を拡大印刷するなどして、修正箇所を共有認識しながら作業を進めていくことにより、手戻りなく確認できます。
• 職員に対して、「業務の種類」から「業務の流れ」に沿って再整理する必要性を説明する際は、実際に「業務の種類」で分割したDFDを職員に見せることによって、情報の流れや外部機関とのやりとりが適切に表現できないことを容易に説明できます。

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