作業日誌

■作業名 内部管理業務：人事給与　退職　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年11月15日(火)
13:05 〜 15:00　
■場所 第二庁舎第二会議室
■参加者 職員：
職員課　森岡主任
企業：
富士通　蛯子
大和総研　堀井
■使った資料
なし
■概要

【作業の目標】

  • ｢採用・任用｣の時間枠の中で、人事給与の担当職員が当日連続した時間帯の｢勤怠管理｣、また11月21日（以下｢次回｣という。）に｢職員情報｣、｢統計｣も担当していることから、効率的に作業を進めるために以下のように当日の作業を構成しました。
  • 当初、｢採用・任用｣に関して、第１回の業務分析にて作成した機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）、機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の確認作業をしていましたが、途中で｢採用・任用｣について、｢退職｣が漏れていることに気付きました。
  • また、｢採用・任用｣の業務区分には入らないことから、別途｢退職｣として独立し、業務分析作業を行いました。当日は、｢採用・任用｣と｢勤怠管理｣の確認作業の後に、作業を行いました。
  • 「退職」について関連業務を整理し、現状を把握しました。

【当日の流れ】

13:05〜13:30　第１回の業務分析にて作成したＤＭＭ、ＤＦＤの確認(採用・任用)（25分）
13:30〜13:50　第１回の業務分析にて作成したＤＭＭ、ＤＦＤの確認(勤怠管理)（15分）
13:50〜14:20　｢職員情報｣と｢統計｣の他の業務区分への配置換え（30分）
14:20〜14:30　ＤＭＭの作成（退職）（10分）
14:30〜15:00　ＤＦＤの作成（退職）（30分）

【作業内容】

(1) ＤＭＭの作成｢職員情報｣と｢統計｣の他の業務区分への配置換えの作業において、職員基本情報の更新業務の中に｢退職｣があることに気付き、｢採用・任用｣に追加の作業を行いました。階層０に｢退職｣が追加されることをまず確認し、その下位階層を展開していきました。手順としては前回と同様に業務の流れを整理し、付箋紙に業務を書き出していきました。機能を全て書き出してから、最後にＤＭＭ全体を見て、業務の漏れがないことを確認しました。

(2) ＤＦＤの作成ＤＦＤの作成では、まず用意してあるＤＦＤ用の用紙にＤＭＭで抽出した業務機能を付箋紙で貼り付けておいて、作業の流れを想定して並び替えていきました。そこに、外部環境やファイル（情報の滞留）を付箋紙で貼り付け、最後に外部環境や機能の間を流れる情報を書き加えていきました。前回の作業で慣れているのか、作業は活発に進みました。退職手続に関連する機能を分析しました。

また、洗い出したＤＦＤの機能を業務要件定義表に纏め、作業時間等の情報についてはまとめて確認することとし、当日の作業を終了しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。
  • 一旦作成したＤＭＭを見回してみると、違和感があるものがあり、再確認が必要である。
■成果物
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 第１回目の業務分析で、｢退職｣という大きな業務区分を見落としており、業務全体を網羅的に把握することの難しさを感じました。業務分析作業は複数回に分けることによって、全体を俯瞰しＤＭＭを見直す機会を設けることが必要です。



■他の作業日誌

ページの先頭へ