作業日誌

■作業名 内部管理業務：人事給与　旅費管理　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年11月21日(火)
13:00 〜 14:45
■場所 第二庁舎第一会議室
■参加者 職員：
総務課　大津課長補佐、宇田川主任
会計課　妹尾主任
企業：
富士通　中山
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • １０月２５日に実施した第一回業務分析作業で作成した旅費管理業務の業務説明表、機能情報関連図(ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。)および機能分析表(ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。)について、確認をしました。今回は業務をさらに詳細に分析し、漏れのないものにすることが目的です。また、新規に作成した情報実体一覧表と業務要件定義表も併せて確認しました。
  • 旅費管理業務に関する業務改善策の検討材料を整理するため、以下の作業を実施しました。

【当日の流れ】

13:00〜13:10　業務説明表の内容の追記（10分）
13:10〜13:40　ＤＭＭの見直し作業（30分）
13:40〜14:30　ＤＦＤの見直し（50分）
14:30〜14:35　情報実体一覧表の見直し（ 5分）
14:35〜14:45　業務要件定義表の見直し（10分）

【作業内容】

(1) 業務説明表の内容の追記

前回の分析作業で作成した業務説明表を確認し、見直しをしました。
特に業務の規模を表現するにあたり、職員数、旅費総額、出張件数などについて整理を行いましたが、財務会計情報を科目で抽出しないと正確な値が不明であることから、決算書から集計することとしました。

(2) ＤＭＭの見直し作業

前回作成したＤＭＭについて、業務分割が適性に表現されているかの観点から見直しを実施しました。

  • 予算残額確認については、所属長からの出張命令の時に実施されることから、出張命令業務の最初の機能として位置付けました。
  • 旅費計算業務と請求業務を統合化しました。請求業務は財務会計業務として捉え、旅費計算後の事務としました。
  • 審査業務は出張命令書記載項目のすべてについての審査が行われており、これまではそれぞれをひとつの機能として捉えていましたが、業務機能としての統一が可能であることから、統合化しました。また、請求業務は財務会計業務として捉え、支出命令と支払についても財務会計業務として、旅費業務範囲外の位置付けとしました。

(3) ＤＦＤの見直し

ＤＦＤの作成において、実際の帳票がいつ作成されて、どのような順で利用されるか、について着目して見直しを実施しました。市内出張命令書兼旅費請求書と市外出張命令書兼旅費請求書は、請求書を兼ねることから、支出命令書と同等の扱いになります。出張命令書と旅費請求書は宿泊を伴う出張時に利用することから、市内市外の命令書と別の扱いをするように修正しました。
また、旅費計算作業が当業務の中で最も時間を必要とすることを確認しました。各課の庶務担当が時刻表を参照し、最適ルートを探索しており、１処理あたり１時間程度を要しています。業務改善の中心部分になることを認識しました。
ＤＭＭと同様に財務会計事務については、旅費から分離して記述するよう変更しました。

(4) 情報実体一覧表の見直し

ＤＦＤに表現されている情報のすべてについて、その内容を確認しました。今回の見直し作業でＤＦＤが大幅に変更されるので、各分析資料の修正後のものは再度確認することとしました。

(5) 業務要件定義表の見直し

業務要件定義表はＤＦＤに記載されている業務機能についての詳細を説明したものです。こちらもＤＦＤが大幅変更になったことより、再度確認することとしました。
■成果物
  1. 業務説明表（１枚）
  2. ＤＭＭ（１枚）‥出張命令、旅費計算、審査、精算
  3. ＤＦＤ（５枚）‥全体、出張命令、旅費計算、審査、精算
  4. 情報実体一覧表（１枚）
  5. 業務要件定義表（１枚）
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 当日の作業完了時点になって、総務課で多くの時間を要している各課庶務担当からの問合せ対応業務がＤＭＭに現れていないことに気づきしました。本来、旅費管理のＤＭＭとしては、上記の問合せ対応業務や旅費計算のルール策定（条例、旅費計算ツールの統一等）なども含めるべきであると考えられますが、それらの業務は次回までにＤＭＭに網羅することとしました。最終的には、他の業務分析結果も合わせ、再度業務全体の内容や範囲を吟味し、網羅性を上げていくことが必要であることを再認識しました。

【作業を実施するにあたり、難しい点】

  • ＤＦＤ作成時点でもＤＭＭの見直しは発生するものであり、両者は何度も繰り返し見直して作成する必要があると認識しています。ＤＭＭ、ＤＦＤの精度を上げる為には、今回の２時間という時間設定では多少不足しているため、今後は作業を効率化する必要があると感じています。


■他の作業日誌

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