【作業の目標】
- 第１回の業務分析（10月26日）で整理した業務内容の確認を目的に打ち合わせを実施しました。
【当日の流れ】
09:00〜09:10 業務説明表の内容確認（10分）
09:10〜09:40 機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の確認及び修正（30分）
09:40〜10:45 機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の確認及び修正（65分）
10:45〜11:00 情報実体一覧表の確認（15分）
【作業内容】
(1) 業務説明表の内容
- 確認前回の打ち合わせで作成した業務説明表の内容を確認しました。
- 根拠法令等の市の条例欄に「規則、要綱、川口市人材育成基本方針」を追加しました。
- 成果指標に「職員全員に均等な知識・スキルを付けさせる。」を追加しました。
(2)ＤＭＭの確認及び修正
- 前回の打ち合わせで作成したＤＭＭの内容を確認しました。
- 前回の打ち合わせに参加した職員については、研修業務の本来の担当者ではなかったため、作業項目の大幅な漏れ、不足がありました。
- 申込受付に関しては、出張を伴う研修については決済し旅費を支払うこともあるので、決済処理をＤＭＭに追加しました。
- 研修の形態には、通常研修の手順と、指名派遣、海外研修、企業派遣があり、それぞれ手順が異なるため、その手順をＤＭＭに追加しました。
(3)ＤＦＤの確認及び修正
- 前回の打ち合わせで作成したＤＦＤの内容について、以下の通り、確認、修正しました。計画策定には、人材育成計画を参照する手順があります。また、希望者には研修計画をメールで回答しています。
- 申込受付に関しては、職員ではなく所属課からの申請受付であり、場合によっては外部機関の研修を申し込んだ後で申請をする場合もあります。また、出張を伴う研修については決済し旅費を支払うこともあります。
- 履歴管理は、前回作成していないことから新規に作成しました。職員からの問合せ、上司からの問合せに回答する場合の２通りを、ＤＦＤに記載しました。
- 実績管理については、受講結果を文書管理システムに登録する処理と実績の公表を内部的に実施する場合と他自治体についても印刷物を送付しています。
- 指名派遣は、職員情報や受講履歴より候補者のリストを作成して、所属課と選定することを行った後で職員と外部機関双方と職員課が調整をしてから旅費や受講料の支払を実施しています。
- 海外研修は、企画より公募を行い、職員は論文と上司の推薦文を以って申し込むことになっており、その後、論文審査と面接試験を行い、合格者については日程調整後研修先に依頼をかけ旅行代理店及び本人に旅費を支払います。研修後は市長に報告を行う場合もあります。
- 企業派遣は、受け入れ先企業との交渉より開始し、公募を行ったあと希望した職員には派遣先の企業の希望を聞きます。その後研修期間中は、職員課が本人にヒアリングを行い、受入先企業に関しては、中間報告・最終報告を行うことになっています。研修終了後には、所属課と市長との反省会を行うことになっています。
情報実体一覧表の確認
- 前回の打ち合わせ時には、作成していませんでしたので、今回のＤＦＤ作成時に帳票名を確認しながら作成しました。申込の依頼などはメールで行う場合が多く、特に決まった様式がないため、整理する帳票の対象外としました。
【出てきた意見】
主な意見は以下のとおりです。
- 慣れていないので、当初はよくわからなかったが、業務が進むにつれすっきり頭が整理できた。・ 決裁事務の電子化が図れると業務が効率的になる。
