平成12年度総務省行政事務のペーパーレス化（電子化）実施状況
国の行政機関における行政事務のペーパーレス化（電子化）については、
「バーチャル・エージェンシーの検討結果を踏まえた今後の取組について」[PDF]（平成11年12月28日高度情報通信社会推進本部決定）において、行政事務のペーパーレス化（電子化）の行動計画が定められ、各省庁は、対象事務、ペーパーレス化（電子化）の方法、スケジュール、職員の教育訓練等に関する事項等を定めた実施計画を策定することとされました。また、
「e−Japan重点計画」（平成13年3月29日IT戦略本部決定）においても、電子政府の実現に向け、行政事務のペーパーレス化（電子化）を推進することとされています。
総務省においては、平成13年1月の発足に伴い、LANを始めとして、母体となった総務庁、郵政省及び自治省の情報基盤を再編成し、総務省行政の情報化に取り組む環境整備を進めるとともに、新たに
「総務省行政事務のペーパーレス化（電子化）実施計画」（平成13年3月29日総務省行政情報化推進委員会了承）を策定し、平成14年度を目途として、総務省における事務のペーパーレス化への取組を強化していくこととしています。
以下は、総務省が発足した平成12年度時点におけるペーパーレス化の実施状況をとりまとめたものです。
総務省においては、本結果を踏まえ、今後、更に電子化を推進するための具体的な方策・手順の明確化、事務遂行過程における省内共通のルール作りを行い、行政事務のペーパーレス化（電子化）の実現に向け、積極的に取り組んでまいります。
1.部門別事務の電子化状況
1) 総務・文書部門
国会日程を始めとする国会関係の文書の省内配付は、電子メール及び電子掲示板を用い、電子的に実施している。
その他の文書の配付等については、その一部について電子的に実施している。
| 対象事務（文書） | 電子化実施状況 |
|---|
| 国会日程 | 電子化 |
| 質疑者一覧表 | 電子化 |
| 資料要求連絡票 | 電子化 |
| 質問要旨 | 電子化 |
| 答弁資料 | 一部電子化 |
| 報道予定等の配布 | 電子化 |
| 広報誌（省内誌・部内誌） | 一部電子化 |
| スケジュール調整 | 一部電子化 |
| 幹部予定表 | 一部電子化 |
| 慶弔関係回覧文書（訃報等） | 一部電子化 |
2) 協議・調整部門
法令、政策関連施策及び白書の協議・調整については、電子メール及び電子掲示板を用いた電子化が進んでおり、電子的に収受できないもの等を除き、省内への文書配布等、文書の流通を電子的に実施している。
| 対象事務（文書） | 電子化実施状況 |
|---|
| 法令内部審査 | 一部電子化 |
| 提出予定法律案件名要旨・提出時期調 | 一部電子化 |
| 法令協議等（他府省への配布） | 一部電子化 |
| 法令協議等（省内への配布） | 一部電子化 |
| 質問・意見等連絡事務 | 一部電子化 |
| 政府関連施策等各省協議関係（内部調整） | 一部電子化 |
| 政府関連施策等各省協議関係（他府省への意見照会） | 一部電子化 |
| 白書関係（内部調整） | 一部電子化 |
| 白書関係（他府省への意見照会） | 一部電子化 |
| 白書関係（省内への配布） | 一部電子化 |
3) 秘書・人事・給与及び福利厚生部門
職員に周知する人事異動の情報、福利厚生関係文書の配布については、電子メール及び電子掲示板を用い、電子的に実施している。
また、レクレーション行事実施報告書、カウンセリング実施状況報告書及び審議会関係等委員の兼職報告については、省内の電子的な流通は未実施となっており、その他の文書の配付等については、その一部について電子的に実施している。
| 対象事務（文書） | 電子化実施状況 |
|---|
| 人事異動（職員周知用） | 電子化 |
| 身上申告書様式、記載要領 | 未実施 |
| 研修計画、研修実施・募集要領 | 一部電子化 |
| 健康診断、レクレーション関係事務連絡 | 電子化 |
| レクレーションPR用配布資料 | 電子化 |
| 人事院・国家公務員給与等実態調査 | 一部電子化 |
| 総務省・国家公務員退職手当実態調査 | 一部電子化 |
| 財務省・国家公務員給与実態調査 | 一部電子化 |
| レクレーション行事実施報告書 | 未実施 |
| カウンセリング実施状況報告書 | 未実施 |
| 審議会関係等委員の兼職報告 | 未実施 |
| 諸手当関係要求資料 | 一部電子化 |
| その他人事関係各種事務連絡 | 一部電子化 |
4) 会計・経理・予算部門
「自動車運転日報、月報」及び「定期点検整備計画表」の自動車関連文書は、現在のところ、電子的な作成は行っていない。
その他の文書の配付等については、その一部について電子的に実施している。
| 対象事務（文書） | 電子化実施状況 |
|---|
| 地方負担額調べ | 一部電子化 |
| 会計監査実施通知 | 一部電子化 |
| 監査計画 | 一部電子化 |
| 決算関係資料 | 一部電子化 |
| 営繕工事の業者入所連絡 | 一部電子化 |
| 営繕工事の実施連絡 | 一部電子化 |
| 補助金等事務実施予定表 | 一部電子化 |
| 地方自治体に対する補助金についての補助金制度毎の道府県毎の補助金交付額 | 一部電子化 |
| 都道府県別補助金等交付額調 | 一部電子化 |
| 自動車使用申込・調整 | 一部電子化 |
| 自動車運転日報、月報 | 未実施 |
| 定期点検整備計画表 | 未実施 |
| 庁舎管理関係事務連絡（エレベーター運行の取り扱い、冷房等の時間延長等）等 | 一部電子化 |
5) 各部門共通事務
文書関連事務、会議開催関係、文書回覧関係、通達関連事務などの各部門に共通する文書の配付等については、その一部について電子的に実施している。
| 事務（文書） | 電子化実施状況 |
|---|
| 省庁間文書交換事務（発送） | 一部電子化 |
| 地方支分部局との文書交換 | 一部電子化 |
| 省内文書配付 | 一部電子化 |
| 文書保存（電子文書一般の保存） | 一部電子化 |
| 会議開催案内通知、案件照会等事務連絡 | 一部電子化 |
| 会議配付資料 | 一部電子化 |
| 供覧文書等情報回覧 | 一部電子化 |
| 各種通達 | 一部電子化 |
| 職員に配布する各種申請書等 | 一部電子化 |
2.制度所管官庁への報告・連絡に係る文書の電子化検討状況
総務省が制度所管官庁としての役割を担う事務で、下表に掲げる各府省からの報告・連絡に係る文書については、平成14年度までに所要の措置について結論を得るとともに、可能な限り早期に電子化に対応することしており、平成12年度においては、各文書に係る電子化実施のための検討を行った。
今後の具体的な電子化実施スケジュールは、下表のとおりである。
| 文書件名 | 電子化実施スケジュール |
|---|
| 人事統計報告書 | 総務省令の改正等を行い、平成14年度を目途に電子化を実施する。 |
| 給与支払状況統計報告書 | 総務省令の改正等を行い、平成14年度を目途に電子化を実施する。 |
| 人事交流状況調査 | 調査方法の見直しを行い、平成13年度を目途に電子化を実施する。 |
| 定員関係総務省提出資料 | 提出資料等の検討を行い、平成13年度を目途に電子化を実施する。 |
| 人事管理運営方針関係総務省提出資料 | 各省庁での統一的利用が可能な形式の検討を行い、平成14年度の本格的実施を目指す。 |
3.業務プロセスの大幅な見直し等を要する文書の電子化検討状況
文書の電子化を行うに当たり、法令・訓令等で定める制度や業務プロセス等の見直しが必要となる事務については、上記2と同様、平成14年度までに所要の措置について結論を得るとともに、可能な限り早期に電子化に対応することしている。
このうち、「人事記録」については、平成12年度に内閣府令を改正し、電子化に対応した措置を講じた。
その他の文書については、平成14年度の電子化実施（段階的な実施を含む。）に向け、電子化実施のための検討を行った。
今後の具体的な電子化実施スケジュールは、下表のとおりである。
| 文書件名 | 電子化実施スケジュール |
|---|
| 人事記録 | 電子化に対応するため、平成12年度に内閣府令を整備（経過措置あり）。 |
| 出張計画書 | 電子的押印の導入等の検討を行い、平成14年度の試行的実施を目指す。 |
| 出張復命書 | 電子的押印の導入等の検討を行い、平成14年度の試行的実施を目指す。 |
| 諸手当等異動届 | 各種規定等の改正等必要な検討を行い、平成14年度を目途に実施する。 |
| 物品購入等要求書 | 調達様式の整理に向けた検討及びシステム化の具体的検討を進め、平成14年度のペーパーレス化実施を目指す。 |
| 実行経理簿 | 文書作成は既に電子化 |
| 予定価格調書 | 文書作成は既に電子化 |
| 物品購入決議書 | 調達様式の整理に向けた検討及びシステム化の具体的検討を進め、平成14年度のペーパーレス化実施を目指す。 |
| 物品取得措置請求書 | 調達様式の整理に向けた検討及びシステム化の具体的検討を進め、平成14年度のペーパーレス化実施を目指す。 |
| 物品取得措置通知書 | 調達様式の整理に向けた検討及びシステム化の具体的検討を進め、平成14年度のペーパーレス化実施を目指す。 |
| 物品受領命令書 | 調達様式の整理に向けた検討及びシステム化の具体的検討を進め、平成14年度のペーパーレス化実施を目指す。 |
| 物品購入等要求書 | 調達様式の整理に向けた検討及びシステム化の具体的検討を進め、平成14年度のペーパーレス化実施を目指す。 |
4．ペーパーレス化（電子化）の効果
総務省内の事務の多くは、その一部について電子化されており、電子メールや電子掲示板を用いた事務遂行が着実に浸透してきている。
特に、従来、紙により行われていた省内への文書配布は、電子的に収受できないものを除き、その多くが電子メール及び電子掲示板を用いる方法が採り入れられてきている。
これら情報伝達の電子化により、関係部局へ照会・協議を行う文書の複写、配布において、担当職員の事務負担の軽減、関係職員への情報伝達に係る時間短縮などの効果が得られている。また、文書が電子的に共有されることにより、文章・図画の引用、加工が可能となり、新たな文書の作成が効率的に行われるようになってきている。
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