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「信書に該当する文書に関する指針」Q&A集

平成26年5月7日更新

※ 以下は、総務省に特に多く寄せられた問合せに対する一般的な回答をとりまとめたものです。

1 総論

Q1 法人あての文書も信書になるのですか(「特定の受取人」にあてた文書にならないのではないですか)
 受取人は、民法上の自然人であるか法人であるかを問いません。差出人がその意思の表示又は事実の通知を受ける者として特に定めてあれば、「○○会社 御中」と記載したとしても、それは○○会社に対する意思の表示又は事実の通知をしていることとなるため、信書に該当します。

Q2 会社内での他部署あての文書も信書になるのですか
 会社内のある部署から別の部署にあてた場合でも、差し出す部署からの意思を表示し、又は事実を通知する文書であれば、信書に該当します。(よくある質問 Q1、Q3参照)

Q3 個人情報が含まれている文書は全て信書になるのですか
 信書に該当するか否かは、個人情報を含むか否かによってではなく、その文書の内容が、特定の受取人に対して、差出人の意思を表示したり、事実を通知するものであるか否かによって判断されます。(よくある質問 Q3参照)

Q4 封筒に「親展」と記載された場合はすべて信書になるのですか
 封筒に「親展」の記載があるからといって必ずしも信書に該当するとは限りません。信書に該当するか否かは、その封筒に収められた文書の内容が、特定の受取人に対して、意思を表示したり、事実を通知するものであるか否かによって判断されます。

Q5 電磁的記録物はなぜ信書ではないのですか
 電磁的記録物(例:情報をCD、DVD、USBメモリ等に電子データとして記録したもの)は、その物を人が見るだけでは情報の内容がわからないことから、「文書」とはならないため、信書に該当しません。
※ 文書とは、文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことをいいます。

2 よくある質問

Q1 特定の方ではなく、ご覧になる方一般向けに作成したお知らせ文書は信書に該当しますか?
 特定の方ではなく、ご覧になる方一般に向けて意思を表示したり、事実を通知するために作成された文書は、信書に該当しません。

(例)・来店した顧客に手渡すなどにより不特定の者に配布されている店舗移転のお知らせを他の顧客に送付する場合
   ・店舗やロビー等に置いて関心を持った者に自由に持ち帰らせるなど不特定の者に配布されているイベント・セミナー等の案内チラシを取引先に送付する場合

 一方、特定の受取人に対して意思を表示したり、事実を通知するために作成された文書は、信書に該当します。
  ※ ホームページや新聞等に掲載した内容と同一内容の文書であっても、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示したり、事実を通知するために作成された文書は、信書に該当します。

(例)・会員限定のセールの開催案内を会員に送付する場合
   ・顧客を対象としたイベント・セミナー等への参加を勧誘したり、依頼する文書を取引先に送付する場合

 また、意思を表示したり、事実を通知する文書であっても、例えば、会社から各従業員に対する文書を本社において全従業員分を一括作成し、支店等に所属する従業員分をまとめて送付する場合には、本社からその支店等への送付については、これにより会社が意思を表示したり、事実を通知するものではないため、信書の送達には該当しません。(その文書によって会社が意思を表示したり、事実を通知するのは、支店等においてその文書を各従業員に交付する際です。)

(例) 本社で作成した全従業員分の給与明細を支店等の給与担当者に送付する場合

説明: 本社で作成した全従業員分の給与明細を支店等の給与担当者に送付する場合

Q2 自己の証明書のコピーを家族に送付することは、信書の送達に該当しますか?
 免許証、資格等の認定書、検査などの結果を通知する検査成績票や商品の品質証明書など証明書や許可書の類については、その許可や証明等を行う者からその許可や証明等を受ける者に対して送付する場合は、差出人から特定の受取人に対して意思を表示し、又は事実を通知する文書であるため、信書の送達に該当します。
 一方、許可や証明を受けてその許可書や証明書等を受領した者が、その証明書の原本やコピーを他所へ送付する場合は、信書の送達に該当しません。

(例) ・契約書の写しを支店から本社法務担当部署に送付する場合
    ・旅行申込書の控えを旅行会社から申し込んだ顧客に送付する場合
    ・納品伝票の写しを納品業者に返送する場合

Q3 会社の支店等において受付処理をした顧客・取引先から会社あての契約申込書や請求書を支店等から本社に送付することは、信書の送達に該当しますか?
 顧客・取引先から会社あての契約申込書や請求書は、会社に対して顧客・取引先の意思を表示し、又は事実を通知する文書であるため、顧客・取引先の意思の表示又は事実の通知が会社に到達すれば信書の送達は完了することになります。
 会社あての契約申込書や請求書について、当該会社の支店等で受付処理をしているのであれば、支店等が受け付けた時点で顧客・取引先の意思の表示又は事実の通知が会社に到達し、信書の送達が完了することとなるため、当該契約申込書や請求書をそのまま支店等から本社に送付する場合は、信書の送達には該当しません。
 なお、受け付けた契約申込書や請求書に付記、添付する等により、本社に対して申込書の審査をしてほしい、取引先に代金を支払ってほしい等という支店等の意思が表示されたものを支店等から本社に送付する場合は、信書の送達に該当します。
 

説明: 会社の支店等において受付処理をした顧客・取引先から会社あての請求書を支店等から本社に送付する場合
 

Q4 受け取った文書を差出人に返送する場合は、信書の送達になりますか?
 ご指摘の事例では、信書に該当する場合と該当しない場合があります。
 例えば、未記入の申込用紙を送付する場合は、特定の受取人に対する差出人の意思を表示したり、事実を通知する文書とはならないため、信書に該当しませんが、その申込用紙を受け取った申込人が、必要な事項を記入した上で企業等に送付する場合は、特定の受取人に対して差出人の意思を表示したり、事実を通知する文書となるため、信書に該当します。

 (例) 求人応募のため、応募人が履歴書を企業に送付する場合は、特定の受取人(企業)に対する差出人(応募人)の事実(経歴等)を通知した文書となるため、信書に該当しますが、企業が応募人に対し履歴書を返送する場合は、履歴書自体に差出人(企業)の事実の通知がないため、信書に該当しません。
    (※ただし、合否の通知とともに送付する場合は、合否の通知自体が信書となります。)

Q5 どのような文書が添え状・送り状に該当しますか?
 貨物の送付と密接に関連し、その貨物を送付するために従として添付される無封の添え状・送り状は、信書に該当しますが、貨物に添えて送付することができます。(郵便法第4条第3項)

説明: 貨物の処理に関する簡単な通信文説明: 貨物の送付目的を示す簡単な通信文
説明: 貨物の授受又は代金に関する簡単な通信文説明: 貨物の送付に関して添えられる挨拶のための簡単な通信文
 

Q6 添え状・送り状の「無封」とはどういう状態のことですか?
 「無封」とは、(1)封筒等に納めていない状態、(2)封筒等に納めて納入口を閉じていない状態のことをいいます。また、封筒等に納めて納入口を閉じている場合であっても、(3)当該封筒等が透明であり容易に内容物を透視することができる状態、(4)当該封筒等の納入口付近に「開閉自由」等の表示(※)をするなど運送営業者等が内容物の確認のために任意に開閉しても差し支えないものであることが一見して判別できるようにしてある状態も「無封」に含まれます。
※表示の例
 ・「開閉自由」
 ・「添え状・送り状につき開封可」
 ・「添え状  ※本状は、郵便法により(内容を確認するため)開封する場合がございますので、予めご了承ください。」 (百貨店等でお客様がお持ちになった封をした添え状を贈答品に添付して送付する場合の表示例)
 

3 具体的な事例について

Q1 車検証は信書に該当しますか?
 車検証は、陸運局等が自動車の所有者に対して、登録された自動車が保安基準に適合していること及び記載された所有者が所有権を有しているという事実を通知したり、意思を表示する文書であり、信書に該当します。
 一方、自動車の所有者が受領した後においては、その車検証による事実の通知や意思の表示が既になされた後であるため、その原本もコピーも、信書に該当しません。

(類例)血統書、合格証書、産業廃棄物管理票、点検表・調査報告書・検査成績票・品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書

Q2 市販されている製品の取扱説明書は信書に該当しますか?
 市販されている製品の取扱説明書は、広くその製品の使用者一般に対し、その製品の使用方法や使用上の注意などの意思を表示し、又は事実を知らせるものであり、特定の受取人に対するものではないため、信書には該当しません。

(類例)市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書、約款、目論見書

Q3 顧客に送る商品サンプルは信書に該当しますか?
 商品サンプルは、文書に該当しないため、信書には該当しません。

(類例)鍵、カードキー、花束

Q4 履歴書は信書に該当しますか?
 履歴書は、一般的に、応募する会社等に対し自らの経歴や資格等の情報を通知する文書であり、応募者から会社等に送付する場合は、特定の受取人に事実を通知する文書となるため、信書に該当します。
 一方、会社等による選考後、当該履歴書を応募者に返送する場合は、会社から応募者へ情報を通知する文書ではないため、信書には該当しません。

Q5 論文は信書に該当しますか?
 論文は、一般的に、広く一般に自らの考えや研究成果を知らしめるために作成される文書であるため、信書には該当しません。

(類例)作文、卒業論文、俳句、裁判記録、講習会冊子

Q6 施工主に送る設計図は信書に該当しますか?
 設計図は、製作に携わる者が参照するために作成されるものであれば、特定の者に対し意思を表示し又は事実を通知する文書ではないため、信書には該当しません。

Q7 各種試験の合否や得点・偏差値等を記載した文書は信書に該当しますか?
 各種試験の合否や得点・偏差値等を記載した文書を、その内容を通知するために送付する場合には、差出人から特定の受取人に対して意思を表示したり、事実を通知する文書であるため、信書に該当します。

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